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個人情報保護方針
個人情報保護方針

株式会社ハートコール(以下「当社」といいます。)は、生命保険・損害保険を取り扱う保険代理店事業者として、個人情報保護の重要性を認識し、コールセンターサービスを提供する企業として個人情報保護マネジメントシステムを遵守し個人情報を正確かつ適切に取扱い、透明性の高い企業活動を遂行します。

1.
事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行い、また利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」という)を防止するため、適切な措置を講じます。

2.個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止並びに是正を行います。

3.ご本人様からの苦情及び相談には、丁寧かつ迅速に対応致します。

4.個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

5.個人情報保護マネジメントシステムを継続的に改善いたします。

最終改定日:2014年01月20日
制定日:2006年12月01日
株式会社ハートコール  代表取締役 伊藤 壮

 

■個人情報保護の取り組みに関するお問い合わせ先
【株式会社ハートコール】 小谷野 紅児
TEL:【 048-650-2933】 FAX:【048-650-2929】

個人情報の取扱について

弊社は、次のとおり、お預かりした個人情報を適切に管理致します。

個人情報の収集方法

弊社は法令等に従い適正な方法により個人情報を収集します。主な収集方法としては提携保険会社契約申込書や告知書など書面で直接ご本人様から収集する方法の他、電話帳、提携受託会社先からの依頼、お電話等を通じてお伺いする事により間接的に取得することがございます。
そして個人情報の収集・取扱いに関しては法令等に従い下記「利用目的」をホームページで公表するほか申込書・ご契約のしおり注意喚起情報等に記載します。保有する個人情報についてご本人様からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止および第三者への提供の停止(以後「開示等」といいます)に応じます。
尚お電話でご対応する際に適切・的確な対応を行う為に通話内容を録音させていただく場合がございます。 尚、個人情報のご提供は任意です。ただし、個人情報をお預かりできない場合は、保険募集・引受・継続業務の取次等が一部適正に実施できない場合がございます。
また、当社は保険商品の提供・維持管理やサービスの向上のために、取扱保険会社に対して、お客様と当社との間の通話記録を、データ伝送等の方法により提供する場合があります。 上記の提供は、お客様のご要望により個別に停止することも可能です。停止をご要望される場合や、上記に関してご不明な点等がございましたら、弊社「問い合わせ窓口」までご連絡ください。

1. 個人情報保護管理者

株式会社ハートコール 小谷野 紅児 電話番号:048-650-2933(平日10:00~19:00)

2. 取得する個人情報と利用目的

【開示対象の利用目的】
1.従業員の個人情報

  • 給与計算業務を行うため
  • 社会保険業務を行うため
  • 人事労務管理業務を行うため
  • 社内事務処理、事務手続き及び事務連絡のため
  • 健康管理のため
  • セキュリティ管理のため

2.採用応募者の個人情報

  • 応募者の採用可否判断のため
  • 採用応募者への連絡のため
  • 入社手続きのため

3.お取引先の個人情報

  • 商談、業務上の連絡、受発注業務のため
  • 商品の発送のため
  • アフターサービスの提供のため
  • 新製品のご案内、各種イベントのご案内のため

4.お客様・ご契約者様の個人情報

  • 保険商品のご案内のため
  • 保険商品のご案内資料発送のため
  • その他当該商品・サービスに関する情報の、ご案内及びご提供のため
  • ご連絡のため
  • その他、業務の遂行上必要な範囲

5.アンケートにご回答いただいたお客様から取得した個人情報

  • 幣社・グループ会社のサービス・品質向上のため

6.HPのお問い合わせ画面から取得した個人情報

  • お問い合わせいただいた保険商品のご案内資料発送のため
  • お電話や訪問による保険相談のため
  • 取扱保険会社の各種商品やサービスのご提供のため

7.お電話でお客様から口頭により取得した個人情報

  • 幣社・グループ会社が、取り扱う商品・サービスのご案内・提供のため

8.電話帳データベース販売会社からの取得した個人情報

  • 幣社・グループ会社が、取り扱う商品・サービスのご案内・提供のため

【本人から直接書面による以外の方法で取得した個人情報の利用目的(※開示対象以外)】
①受託を受けた個人情報

  • 顧客企業からの委託により、名簿印刷、ダイレクトメールの宛名印字及び発送、マーケティングサービス、キャンペーン事務運営、ウェブサイト運用サービス等の業務を行うため

②監視カメラから取得した個人情報

  • 施設内の防犯・防災管理のため

③お客様からの紹介により取得した個人情報

  • 幣社・グループ会社が、取り扱う商品・サービスのご案内・提供のため

④お電話の通話内容の録音情報

  • お客様応対の品質向上及び通話内容の確認のため

※上記②監視カメラから取得した個人情報 ④お電話の通話内容の録音情報に関しては、求めがあったご本人様のみを切り分けて開示できないため求めに応じかねます。

【取得する個人情報項目】
「氏名」「住所」「連絡先」「生年月日」「年齢」「性別」「メールアドレス」「職業」「口座情報」「通話記録」などなお、業務上取得した個人情報は利用目的を最小限とします。 また取得した個人情報は利用目的範囲・業務遂行範囲を越えた利用はいたしません。

3.第三者への提供

弊社は、お預かりした個人情報をご本人様の許可なく第三者へ開示・提供することはありません。ご本人様の個人情報を上記利用目的の達成のために業務委託先へ委託する場合があります。但し、次のいずれかに該当する場合はこの限りではございません。

 

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがある場合

4.開示対象個人情報の開示等および問い合わせ窓口について

ご本人からの求めにより、当社が保有する開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・内容の訂正・追加または削除・利用の停止・削除・消去および第三者への提供の停止(以後「開示等」)といいます。)に応じます。

【個人情報相談窓口】
個人情報保護 苦情・相談窓口 渡辺 龍
住所:埼玉県さいたま市大宮区宮町2-23 イーストゲート大宮ビル A館 6F
電話番号:048-650-2933(平日10:00~19:00)

【ご用意頂く書類】
(1)請求用紙
請求用紙:所定の「個人情報開示等請求書」をダウンロードしてご利用ください。
※ダウンロードができない方は個人情報相談窓口までご連絡ください。
(2)本人又は代理人が確認できる証明書
請求者が本人の場合:氏名・生年月日・現住所が確認できる次の書類運転免許証、パスポート、住民票、健康保険証等の写し
請求者が代理人の場合(親権者):戸籍謄本・戸籍抄本等で本人との関係を証する書類
請求者が代理人の場合(成年後見人):登記事項証明書
請求者が代理人の場合(未成年後見人):登記事項証明書
請求者が代理人の場合(任意代理人):本人自署で実印を押印した委任状、印鑑証明書
(※)請求者が代理人の場合は、請求者が本人の場合の必要書類も併せて必要となります。
(3)返信用封筒
ご請求者の住所を記入のうえ、392円(簡易書留代310円+基本料金82円)の切手を貼付した封筒をご用意ください。なお、お送りいただきました個人情報は、ご請求頂きました内容に関する対応にのみ取扱うこととし、適切に管理いたします。

5.苦情及び相談について

弊社の個人情報の取扱いに関する苦情及び相談等がございましたら個人情報相談窓口までご連絡ください。
[個人情報相談窓口]
個人情報保護 苦情・相談窓口 渡辺 龍
住所:埼玉県さいたま市大宮区宮町2-23 イーストゲート大宮ビル A館 6F
電話番号:048-650-2933(平日10:00~19:00)

[認定個人情報保護団体について]
対象事業者の個人情報の取り扱いに関する苦情・相談を受付けております。
名称:一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
英文名:Japan Institute for Promotion of Digital Economy and Community(英字による表記名:JIPDEC)
苦情申し出先:個人情報保護苦情相談室
住所:〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
電話番号:03-5860-7565 (フリーダイアル0120-700-779)
※当社の商品についてのお問い合わせ先ではございません。

6.適正管理について

弊社では、個人情報の取扱いについて漏えい、滅失又はき損が発生しないよう取扱い者の限定、取扱い方法の規定化及び管理の徹底、物理的・技術的安全対策の実施など、厳重に管理します。

7.ホームページにおけるセキュリティについて

セキュリティに関して
皆様からお預かりする個人情報に関しては、社内における徹底した情報管理(アクセス権の限定、社内教育・啓蒙など)のもと、社員一同、厳重な情報管理・運営に努めてお取扱しております。
?リンクに関して
本ウェブサイトでは、皆様に対し多くの有益な情報・サービスを提供するために、サービスサイト、コーポレートサイトへのリンクを行っている場合があります。リンク先のウェブサイトにて行われる個人情報の収集に関しましては本ウェブサイトでは一切責任を負いかねますので、リンク先サイトの個人情報の取扱いに関する情報を必ずご参照ください。

8.プライバシーマークについて

プライバシー

当社は、経済産業省の外郭団体である日本情報経済社会推進協会(JIPDEC)より、個人情報について適切な保護措置を講ずる事業者であることが認められ、その証である「プライバシーマーク」を付与されています。

個人情報の取得・利用及び提供については、「2. 取得する個人情報と利用目的」に記載する利用目的の範囲内で、情報サービス等の内容や規模を考慮して適切に取り扱います。当社は、取得または預託された個人情報を利用目的以外に利用致しません。

株式会社ハートコール
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電話番号0120-944-680

受付時間 10:00~19:00
(定休日/水曜日)
〒330-0802
埼玉県さいたま市大宮区宮町2丁目23
イーストゲート大宮ビルA館6F

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